Een van de oorzaken van negatieve stressklachten in een constante overbelasting door signalen van buiten. In het boek ‘Ontketen je brein’ van Theo Compernolle (2014) wordt een van de belangrijkste is een van de belangrijkste bedreigingen voor onze cognitieve productiviteit centraal gesteld: altijd bereikbaar zijn. Waarom doen we dit? Een aantal redenen op een rij:  

We willen graag bereikbaar zijn. Dit kan komen doordat we denken dat we onmisbaar zijn, dat we elk risico op fouten willen uitsluiten, dat we het moeilijk vinden om taken los te laten, of dat we graag aan anderen willen laten zien hoe goed we het doen (oftewel hoe druk we zijn). 

–       Daarnaast doet bereikbaar zijn een beroep op onze nieuwsgierigheid, we willen niets missen en altijd op de hoogte zijn. 

–       Triggers zoals een piepje of signaal mobiel of e-mailnotificatie zijn niet te weerstaan voor je reflexbrein. Het zijn de ‘snacks’ voor je beloningssysteem.

–       We zijn ingesteld op gevaar. Een mailbox die altijd openstaat is als een vizier naar de buitenwereld, waarmee we alle binnengekomen berichten op gevaar scannen. 

*Wat ik zelf veel tegenkom bij trainees is dat mensen deze bereikbaarheid ook nog buiten werkuren meenemen, dit kan te maken hebben met een bepaalde verantwoordelijkheid die zij voelen bij hun functie. Hierdoor is iemand niet meer echt vrij van zijn of haar werk, wat meestal op de lange termijn stressproblemen oplevert.  

In het huidige thuiskantoor kan het heel lastig zijn vanwege andere afleidende factoren: kinderen die vragen stellen, een partner die ook thuis werkt, afleidingen uit de prive omgeving.  

De gemiddelde werknemer werkt 11 minuten aan een taak voor hij onderbroken wordt. De meeste werknemers hebben onafgemaakte 65 taken. 

(Compernolle, T. (2014) Ontketen je brein

6 tips tegen overbelasting door altijd bereikbaar zijn 

Wil je met rust, aandacht en kwaliteit je werk verrichten? Geef je reflectiebrein en je archiverende brein de aandacht die ze nodig hebben: 

–       Ga echt pauzeren: creëer vlakken in je agenda waarin je brein rust krijgt. Verklaar deze heilig. En doe dit samen met je huisgenoten of collega’s.  

–       Zet je e-mailapp of programma uit. Begin eens met een uur per dag, om er achter te komen dat het zo erg niet is. E-mail is in principe nooit dringend, wat die rode symbolen je ook vertellen. E-mail beantwoorden binnen 24 tot zelfs 48 uur is een goede norm. Echt dringende zaken komen telefonisch naar je toe en worden meestal in gesprek veel sneller en beter afgehandeld. 

–       Wees daarnaast telefonisch onbereikbaar op momenten dat je in bespreking bent of een cognitieve taak uitvoert waarbij je aandacht overeind moet blijven. Vind je dat spannend, begin eens met een uurtje per dag. 

–       Werk in blokken of batches, sorteer taken bij die bij elkaar horen en werk gedurende die ingeplande tijd alleen aan die taken. Maak ze af. Start daarna pas nieuwe. 

–       Kies de beste breintijden: op welke tijden functioneert jouw brein het beste voor cognitieve taken? Grote kans dat dat in de ochtend is, voor 11 uur. Voor sommigen is dit in de avond. Plan voor de belangrijkste cognitieve taken in deze tijdsblokken. 

–       Gebruik je e-mail niet als je agenda. Besteed wekelijks een minimaal een uur aan plannen, prioriteiten stellen (pauzes inplannen) en hou je hier aan. 

Blog6 tips om niet meer altijd bereikbaar te zijn